為了製作小卡,數量有100多張,總不能還要一格一格KEY字上去,所以一定要用合併列印
以Excel檔為資料來源為例
網路上教學大多為信件、地址等,我這次紀錄為:單純填入一段文字(做成小卡),或是製作背單字小卡等。
前置作業
1.準備Excel檔,內容為需要合併列印的內容。
像我是準備「一段文字」,放在Excel的第一欄中依序排列(A欄)。
此需注意第一格(A1格)需要輸入「類別」,例如「一段文字」
2.打開空白Word檔,不需設定多少頁空白頁面,直接一氣呵成完成以下步驟就好。
按郵件啟動合併列印一般Word文件再按一次,逐步合併列印精靈
我覺得透過逐步合併列印精靈比較不會亂掉、或是找不到設定選項。
以下任一步驟皆可以回上一層修改,只要修改了,就會全部重新設定,但不需要害怕檔案遺失或是跑掉,只要一直按下一步就會出現資料。
步驟一 逐步合併列印精靈會出現在畫面右側,步驟一我設定為「標籤」下一步
步驟二 點標籤選項A詳細資料:修改現有設定
B新增標籤:新增自己想要的文字位置(建議點此)
我已經新增過了就以這個為例,想在A4紙張上做8張小卡,所以會切成2欄4列
而又因為一段文字的起始點並不會完整貼齊紙邊緣,所以設定上需要把字往內縮,以下圖片數值參考用
上邊界/
側邊界
標籤高度(文字可以斷幾行)/
標籤寬度(文字到多長會自動斷行)
垂直點數(與垂直下一段文字的起點的距離)/
水平點數(與橫向下一段文字的起點的距離)
橫向數目(幾欄)/
縱向數目(幾列)
頁面大小
確定確定畫面會自動出現分格,且右側欄自動選至「使用目前文件」下一步
步驟三 瀏覽找到剛準備的Excel檔開啟確定
在合併列印收件者視窗中可以排序Excel內的資料、或是挑選不需要的、或是檢查是否有重覆值等確定
畫面會自動出現<<下一筆紀錄>>
如果沒有出現,可以在郵件規則下一筆紀錄設定下一步
到以上步驟完成過程中我都沒有點選中間文字的地方,最後再一起全選設定字型就好了。
步驟四 點其它項目確認資料來源無誤後插入按一次後但是視窗不會消失,如果要在同一格內插入連續兩段文字的話可以再按一下,但是我一格只需要一段文字,所以我直接按關閉
在右側的選項中按「更新所有標籤」下一步
步驟五 預覽結果
因為我這次做的內容很單純,只有單一來源,所以基本上沒有問題下一步
*若要修改字型可以在此更換,全選後就可以修改了。
步驟六 列印(不是真的會跑到印表機中,可以放心按)全部確定
會自動變成PDF給你存確定等檔案儲存完即可
如果有比較複雜的使用機會,再來更新內容。
